Künstliche Intelligenz im Einkaufs-vertragsmanagement

Erwartungen

Wie kann KI sinnvoll im Vertragsmanagement unterstützen?
Worin liegen die Herausforderungen von KI im Vertragsmanagement?
Wie weit ist KI im Vertragsmanagemen?

Key - Takeaways

Vertragsmanagement

Vertragsmanagement wird durchgeführt, um das Fehlen oder den Verlust von Verträgen frühzeitig zu erkennen und die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften zu verhindern. Um ein gutes Vertragsmanagement zu erreichen, unterstützt einen das Drei-Phasen-Modell
Vertragsentwicklung und Freigabe
Vertragsentwicklung, Lieferantenauswahl, Vertragsabwicklung mit Lieferanten und Risikoidentifikation sind die ersten Schritte des Drei-Phasen-Modells. Ziel ist es, maßgeschneiderte Verträge zu entwickeln, geeignete Lieferanten auszuwählen und mögliche Risiken zu minimieren.
Vertragsumsetzung und - pflege
Es umfasst die Umsetzung der vereinbarten Vertragsbedingungen sowie die laufende Überwachung von Zahlungen, Meilensteinen, Terminen und Fristen. Darüber hinaus spielt das Risikomanagement eine wichtige Rolle, um potenzielle Risiken zu identifizieren und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Austritt und Vertragserneuerung
Die Vertragsbeendigung und -verlängerung ist die letzte Phase des 3-Phasen-Modells. Dies beinhaltet die Verhandlung von Fristverlängerungen und ggf. die Übergabe von Handbüchern und Prozessdokumenten. Insbesondere bei Outsourcing-Verträgen ist der bisherige Anbieter verpflichtet, Wissen und Informationen an den neuen Anbieter zu übergeben. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang und die Kontinuität der Dienstleistungen.

Herausforderungen

Die KI muss die rechtlichen Anforderungen an das Vertragsmanagement erfüllen. Dies umfasst Fragen zu Recht, Compliance und Haftung. Die Frage der Haftung wurde bereits in der Rezeption zu KI & ML geklärt. Darüber hinaus darf die KI die Lieferanten nicht benachteiligen und muss diesen gegenüber Transparenz schaffen.
KI ist für viele etwas Unbekanntes und Beängstigendes. Hier muss Akzeptanz bei den Mitarbeitenden geschaffen werden, z.B. durch Schulungen und Überprüfung der Auswirkungen auf ihre Arbeitsbereiche. Auch bei KI zählt der erste Eindruck, damit dieser gut gelingt, sind umfangreiche Tests notwendig.
Daten sind das A und O der KI. Sie müssen quantitativ ausreichend und qualitativ hochwertig sein. Denn eine KI macht Fehler oder ist überfordert, wenn sie mit etwas konfrontiert wird, was sie noch nie gesehen hat. Auch beim Training von KI muss die DSGVO eingehalten werden. Darüber hinaus muss auch in die IT-Infrastruktur und Cybersicherheit investiert werden.

Einsatzgebiete von KI im Vertragsmanagement

KI kann Vertragsdaten durch Natural Language Processing extrahieren. Dadurch werden Inkonsistenzen reduziert und der Einkäufer kann über fehlende Klauseln informiert werden.
Bei der Modularisierung von Verträgen werden alle Schlüsselbegriffe, Klauseln und Bestimmungen indexiert. Dies erleichtert die Zentralisierung der Verträge und ermöglicht eine effiziente Suche nach bestimmten Vereinbarungen. Durch die strukturierte Aufbereitung können relevante Informationen schnell gefunden, analysiert und gefiltert werden, was die Vertragsverwaltung erleichtert.
Bereits bei der Vertragserstellung bzw. -unterzeichnung kann vor möglichen Risiken gewarnt werden. KI kann auch bei der Entscheidungsfindung durch historische Verträge helfen.

Entstandene Fragen

Ist RPA schon KI?
=> RPA (Robotic Process Automation) kann nicht direkt als KI (Künstliche Intelligenz) betrachtet werden, obwohl es einige Überschneidungen zwischen den beiden Konzepten gibt.
RPA bezieht sich auf die Automatisierung wiederkehrender, regelbasierter Aufgaben und Prozesse durch den Einsatz von Software-Robotern. Diese Roboter sind so programmiert, dass sie menschliche Benutzer bei der Ausführung vordefinierter Aufgaben imitieren. RPA-Systeme arbeiten in der Regel mit strukturierten Daten und Regeln, um sich wiederholende und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren.
Obwohl RPA auf vordefinierten Regeln und Prozessen basiert, können bestimmte RPA-Implementierungen KI-Techniken integrieren, um beispielsweise Spracherkennung, Textanalyse oder maschinelles Lernen zu nutzen. In solchen Fällen können RPA-Systeme um KI-Funktionen erweitert werden, um intelligentere Automatisierungsaufgaben auszuführen. RPA selbst ist jedoch keine eigenständige KI, sondern eine spezifische Form der Automatisierungstechnologie.

Welche Wünsche hat man an eine KI die für Vertragsmanagement unterstützt?
=> Die KI sollte in der Lage sein, ähnliche Verträge zu erkennen und daraus neue Leistungsbeschreibungen zu erstellen. Außerdem sollte sie bestehende Verträge analysieren können, ob alle Leistungen eingehalten wurden und entsprechende Empfehlungen geben. Ein Nice-To-Have wäre die Betrugserkennung bei nicht legitimen Verträgen.

Bild von Arek Socha auf Pixabay

Weiterführende Gedanken

Auch im Vertragsmanagement kann KI den Einkauf enorm entlasten und ihm Freiräume für komplexere Fragestellungen schaffen.
Die Risiken bei der Vertragsgestaltung sind nicht zu unterschätzen, denn ein fehlerhafter Vertrag kann dem Unternehmen enormen Schaden zufügen, finanziell, aber auch Reputationsschäden sind nicht auszuschließen.
Wenn die KI nicht mit qualitativ hochwertigen historischen Daten gefüttert wird, wird sie vor allem in der Anfangsphase Fehler machen. Diese ist jedoch besonders wichtig für die Akzeptanz.

Offene Fragen/Punkte & weiterführende Quellen

Welches sind die TOP Softwareanbieter für Vertragsmanagement?
=> Wie immer gibt es nicht den einen Anbieter, der für alle perfekt ist. Jedes Unternehmen sollte individuell prüfen, welche Software am besten zu ihm passt. Die Top 3 laut OMRReviews sind ContractHero, Icertis und ContractSafe.
Leider ist bei OMRReviews nicht ersichtlich, wie die Platzierung genau zustande gekommen ist. Aber auch Softwareabc hat ContractHero auf Platz 1 gesetzt.

Was genau sind Smart contracts?
=> Ein Smart Contract ist ein digitaler Vertrag, der auf der Blockchain-Technologie basiert. Er wird mit Hilfe von Computerprotokollen erstellt. Die Vereinbarungen zwischen Käufer und Verkäufer werden direkt in Codezeilen geschrieben. Smart Contracts sind selbstausführende Verträge, die automatisch aktiviert werden, wenn zuvor festgelegte Bedingungen erfüllt sind. Sie bedürfen keiner menschlichen Überwachung. Sind die Bedingungen erfüllt, initiiert der Algorithmus automatisch eine Transaktion, die anschließend validiert und in einem Block der Blockchain gespeichert wird. Smart Contracts ermöglichen vertrauenswürdige Transaktionen und Vereinbarungen zwischen verschiedenen Parteien. Sie sind mit herkömmlichen Verträgen wie Kaufverträgen oder Versicherungspolicen vergleichbar. Da sie ohne menschliches Zutun abgewickelt werden, minimieren sie Fehlerquellen.
Die bekannteste Plattform zur Entwicklung von Smart Contracts ist Ethereum. Es gibt aber auch andere Blockchains wie Tezos, die umfangreiche Funktionen zur Verfügung stellen. Die Programmierung von Smart Contracts erfolgt häufig mit Solidity, einer spezialisierten Programmiersprache für Ethereum.

Im Folgenden sind weiterführende Quellen aufgeführt, die mir bei der Erstellung der Rezeption geholfen haben, sowie weiterführende Informationen zum Thema KI im Vertragsmanagement. Alle nachfolgenden Links wurden am 23.06.2023 aufgerufen:

Die 7 besten Vertragsmanagement-Tools | OMR Reviews
Die 10 besten Vertragsmanagement Software Lösungen (2023) (softwareabc24.de)
So vereinfacht KI das Vertragsmanagement (bigdata-insider.de)
Smart Contracts (intelligente Verträge) einfach erklärt (weissenberg-group.de)
KI und RPA – die nächste Stufe der Automatisierung | UiPath
Künstliche Intelligenz im Vertragsmanagement | Fabasoft Contracts

Ballestrem Johannes G., Bär U., Gausling T., Hack S. & von Oelffen S. (2020).

Künstliche Intelligenz Rechtsgrundlagen und Strategien in der Praxis

Kapitel Gestaltung von Verträgen mit Bezug zu KI

https://link-springer-com.thn.idm.oclc.org/book/10.1007/978-3-658-30506-2

Wilkens R. & Falk R. (2019).

Smart Contracts Grundlagen, Anwendungsfelder und rechtliche Aspekte

https://link-springer-com.thn.idm.oclc.org/book/10.1007/978-3-658-27963-9