Vorträge von Prof. Dr. Bremer

Stage 0

In Stage 0 werden die Stakeholder (diejenigen Personen, die das Projekt betrifft) ausfindig gemacht und kategorisiert, um je nach Kategorie den richtigen Informationsfluss gewährleisten zu können. Folgende Kategorien wurden mit den jeweiligen Strategien definiert:

1. Zufrieden halten: Diese Stakeholder werden nur nach Bedarf oder expliziter Aufforderung über den aktuellen Stand informiert.
2. Sehr eng managen: Die Personen in dieser Kategorie erhalten eine persönliche Einladung zu den Gate & Kick-off Veranstaltungen und es findet nur eine seltene Aktivierung statt. In den seltenen persönlichen Treffen werden die größten Blockaden und Meilensteine, die erreicht wurden, besprochen.
3. Monitoring/beobachten: Die Stakeholder in der dritten Kategorie erhalten Newsletter.
4. Tagesarbeit & Mitwirkende: Die Personen in dieser Kategorie, arbeiten aktiv an dem Projekt mit und haben Zugriff auf alle Informationen. Bei Bedarf gibt es gezielte Einladung, im Regelfall sind diese Personen jedoch bei den ihren zugteilten Schritten mit dabei.

Folgende Personen wurden anhand eines Beispiels "Neues Recruiting-System" in der obenstehenden Grafik zugeordnet:
A: IT-Leiter  |  B: HR-Leiter  |  C: Recruiter  |  D: Führungskräfte  |
E: Data Protection & Compliance  |
F: Mitarbeitender in Produktion  |  G: CEO  |  H: CPO

Stage 4

In der vierten Stage "Develope Strategy" wird der Spend geclustert und eine Strategie entwickelt.
Hierfür gibt es zwei weit verbreitete Methoden.
Das Materialportfolio (siehe oben) und das
Schachbrett (siehe unten).

Am Beispiel Category IT (siehe rechts) kann keine Überkategorie per se in ein Schachbrett einsortiert werden, eher die einzelnen Unterkategorien.
Eine Ausnahme ist die Hardware, wenn von einem produzierendenden Gewerbe ausgegangen wird, diese kann zu 1 zugeordnet werden. Die weiteren Zuordnungen können aus der Grafik rechts entnommen werden.
Kategorien können sich im Laufe der Zeit auch wandeln (siehe Externe Entwicklung & Outsourcing)
Noch anzumerken ist auch, dass Kategorie 1 nicht Kategorie 2 ausschließt, beispielsweise werden alle 2 Jahre Ausschreibungen durchgeführt, in denen Richtlinien vorgegeben werden (Reseller, Gebrauchte Keys, internen Vertrieb ausspielen) und in der Zwischenzeit wird intern die Nachfrage gesteuert.

Fallbeispiel Ausschreibung

In diesem Abschnitt wird beispielhaft eine Ausschreibung in der gleichen Rolle wie im vorangegangenen Fallbeispiel erläutert.
Eine Ausschreibung besteht aus 2 Schritten, Vorbereitung und der Durchführung.

Vorbereitung:

1. Definition von Standards & Konfigurationen
2. Nachfrageplan (Forecast)
   Bruttobedarf - Eigener Bestand = Nettobedarf
3. Marktanalyse (Supplier, Supply-Chain, Logisitk)
4. Budget

Durchführung:

1. Integration/Konnektivität =>
   Internes ERP (SAP) & Lieferantenportal (ext. Schnittstelle)
2. Führung durch Prozess
3. Templates für Standards inkl. Anhang (AGBs. rechtliche Bedingungen)
4. Compliance/Audits => Wie lange wird etwas gespeichert, keine nachträglichen Angebote möglich
5. Angebotsvergleich
6. Bidding Engine
7. Reporting => Auflistung der Savings

Stage 1

In der ersten Stage werden die verschiedensten Lieferanten/Themen analysiert und in einem OLAP-Würfel dargestellt. Die Analyse kann automatisiert oder manuell via "ABC-Analyse"  durchgeführt werden, zudem kann die Liste in Sonderfällen auch manuell erstellt werden.

Stage 2

Im zweiten Schritt werden Business Requirements erhoben.
Hierfür wird der Heterogene Spend nach verschiedenen Kriterien analysiert. Beispielsweise nach Herstellertypen, Preisen, Verträgen und dem "Ist-Zustand".
Anschließend wird versucht, die Ergebnisse zu konsolidieren, zu bündeln und die Preise zu verbessern.
Eine hohe Konsolidierungsquote führt zu deutlich niedrigeren TCO (Total Cost of Ownership); Beispielsweise sinken die Wartungskosten beim Ausspielen von Updates, da es eine geringe Gerätevielfalt gibt.
Falls dies der Organisation eigenständig nicht möglich ist, können Partner mit Kompetenz dazu geholt werden.

Stage 3

Stage 3 heißt "Asses Supply Markets", hier werden die Lieferantenmärkte genau analysiert. Hierfür stehen verschiedene Tools wie beispielsweise die Porter's 5 Forces Analyse zur Verfügung (siehe Bild). Zudem wird überprüft, ob und aus wie vielen Tiers das Supplier Netzwerk besteht. Ein Tier bestimmt, wie viele Unterlieferanten der eigene Lieferant hat. Beispielsweise beliefert ein Tier-2- Lieferant unseren Lieferanten, mit dem der Vertrag besteht. Hier könnte es vorteilhaft sein, mit den Unterlieferanten einen direkten Vertrag zu verhandeln.
Als letztes wird in Stage 3 Externe Marktforschung entweder in eigener Leitung oder mit weiteren Firmen (Gartner, Forster, IDC, etc.) durchgeführt.

Fallbeispiel Digitale Strategie

Nachfolgend wird Stage 4 am Beispiel eines IT-Category Manager im Bereich Hardware Desktop dargestellt und ein Vorschlag für eine Digitale Strategie ausgearbeitet.

Obenstehend und links sind zwei mögliche Ansätze einer Strategie als Grafik visualisiert.
Die Linke hat als Fokus die Bündelung/Zentralisierung aller Anfragen, wohingegen die obenstehende Grafik den genauen Ablauf abbildet.

Stage 5, 6 & 7

In Stage 5 "Execute Strategy" wird festgelegt, wie die in Stage 4 geplante Strategie genau umgesetzt wird. Diese zwei Stages sind sehr eng miteinander verbunden und werden in der Praxis eher selten getrennt gelebt.

Die 6. Stage beinhaltet das konkrete Umsetzten der in Stage 5 geplanten Maßnahmen. Hier geht es nun an das Umsetzen der verschiedensten Vorgaben und somit meiner Meinung nach der kritischste Teil. Dieser kann zwar ohne die vorhergehenden Stages nicht bestehen, jedoch sind hier Fehler am gravierendsten, da sie den gesamten Fortschritt, der bis hier erarbeitet wurde, zu Nichte machen können.

Die letzte Stage beinhaltet Nacharbeiten. Hier wird das Ergebnis aus Stage 0-6 bewertet und aufgearbeitet. Fehler, die entstanden sind, werden genau analysiert und dokumentiert, damit diese in Zukunft nicht erneut passieren. Zudem wird auch überprüft, ob eine erneute Überarbeitung der erarbeiteten Leistungen nötig wird.