Elektronische Rechnungsstellung -
Status Quo, Defizite und Zukunft

Erwartungen

Was ist die E-Rechnung und worin liegt der Unterschied zu einem einfachen PDF?
Wie ist der aktuelle Stand der E-Rechnung in Deutschland?
Gibt es einen einheitlichen Standard?

Key - Takeaways

Definition

Ziel der E-Rechnung ist es, dass das Senden, Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen durch Maschinen automatisiert werden kann. Dies wird durch ein strukturiertes spezielles Format ermöglicht.
Eine PDF-Datei liegt zwar in digitaler Form vor, kann aber in den meisten Fällen nur von Hand übertragen und ausgewertet werden.
Es wird zwischen zwei verschiedenen Formaten unterschieden. Einerseits ZugFerd, welches nur für E-Rechnungen verwendet werden kann und ein Hybridformat aus PDF & XML ist. Andererseits XML, welches ein Übertragungsstandard ist, der auch für andere IT-Übertragungen verwendet wird. XML hat den Nachteil, dass es für Menschen schwieriger zu lesen ist, ist aber im Gegensatz zu PDF sprachunabhängig.

Erstellung der E-Rechnung

Zuerst werden die relevanten Daten wie Bestellung, Rechnungsnummer, Empfänger etc. aus dem ERP-System übernommen. Mit diesen Daten wird dann die Rechnung erstellt. Die erstellte Rechnung wird anschließend geprüft und freigegeben. Anschließend wird die Rechnung in das gewünschte Format (ZugFerd oder XML) konvertiert. Der letzte Schritt auf der Senderseite ist der verschlüsselte Versand der Rechnung an den Rechnungsempfänger.
Auf der Empfängerseite wird die Rechnung dann nach Eingang automatisch verarbeitet und in das interne ERP-Dateiformat umgewandelt, um dann in das ERP-System importiert zu werden.

Status Quo und Ausblick

Status Quo
Derzeit nutzen ca. 75% aller Unternehmen in Deutschland die E-Rechnung, wobei die Quote bei Großunternehmen deutlich höher liegt.
Es hat sich gezeigt, dass der Staat einen enormen Einfluss auf die Verbreitung der E-Rechnung hat, da die Quote deutlich anstieg, als die E-Rechnung für öffentliche Ausschreibungen verpflichtend wurde.
Ausblick
Es wird diskutiert, die E-Rechnung in Deutschland ab 2025 für den B2B-Bereich verpflichtend einzuführen. Bisher handelt es sich jedoch nur um Gesetzesentwürfe und Ideen, ein konkretes verabschiedetes Gesetz gibt es noch nicht (Stand Juni 2023). Der diskutierte Gesetzesentwurf sieht vor, dass ab dem 01.01.2025 alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen müssen. Große Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt auch elektronische Rechnungen versenden. Es wird geprüft, ob kleine und mittlere Unternehmen über eine Staffelung oder ebenfalls ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen müssen.
[Diese Information wurde durch weitere Recherchen ermittelt.]

Entstandene Fragen

Wie wird die E-Rechnung konkret umgesetzt?
=> Wenn ein Unternehmen bereits über ein ERP-System verfügt, ist die Umsetzung relativ einfach, da die Daten aus dem ERP-System ausgelesen werden und lediglich konvertiert und aufbereitet werden müssen. Für kleinere Unternehmen ist die Erstellung jedoch mit Kosten verbunden, da in der Regel ein neues System angeschafft werden muss.

Ist die E-Rechnung auch im B2C Bereich sinnvoll?
=> Ja, auch im B2C-Bereich ist es sinnvoll, aber nicht im ZugFerd oder XML-Format, sondern nur als PDF-Datei, da nur wenige Verbraucher die Vorteile dieser Formate (vollautomatische Verarbeitung) nutzen würden. Bei Amazon erhalten die Kunden die Rechnung bereits nicht mehr im Paket, sondern per Mail als PDF oder abrufbar im Kundenkonto.
Wie funktioniert die Übertragung von E-Rechnung im B2B Bereich?
=> Die Übertragung erfolgt in der Regel von SAP-System zu SAP-System. Da Unternehmen normalerweise keine Schnittstellen zu anderen Unternehmen (außer Tochtergesellschaften) haben, wird hierfür ein Austauschprotokoll wie Peppol, ein europäischer Standard, verwendet.

Bild von Arek Socha auf Pixabay

Weiterführende Gedanken

Die E-Rechnung hat sehr viele Vorteile, denn sie vereinfacht den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen erheblich. Leider ist es notwendig, dass der Staat die Unternehmen in die Pflicht nehmen muss, damit wirklich alle die Möglichkeit der Digitalisierung nutzen.
Zudem wird die Barrierefreiheit durch die E-Rechnung wesentlich verbessert, da bei ZugFerd die Informationen hinter dem PDF auch im XML-Format zur Verfügung stehen. Damit können sehbehinderte Menschen die Rechnungen mit einer Accessibility-Software vollständig lesen und nicht lesbare Texte und Bilder gehören der Vergangenheit an. Leider wird sich dieses Format im B2C-Bereich wohl nicht durchsetzen.
Bei der Übermittlung der E-Rechnung müssen in jedem Fall die Sicherheitsstandards eingehalten werden, da sonst vertrauliche Daten relativ leicht in falsche Hände geraten können. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, bei den Unternehmen das notwendige Verständnis zu schaffen und Know-how aufzubauen.

Offene Fragen/Punkte & weiterführende Quellen

Ist E-Mail für die Übermittlung elektronischer Rechnungen zulässig?
=> Die Übermittlung ist gesetzlich erlaubt, aber auch für den Versandweg E-Mail gibt es Vorschriften, die eingehalten werden müssen. Aus IT-Sicht wäre ein Versand der Rechnung nur verschlüsselt wirklich sicher und da dies wohl die wenigsten Unternehmen tun, wäre es eventuell sinnvoll, hier einen entsprechenden gesetzlichen Rahmen zu schaffen.

Gibt es Software für die Erstellung elektronischer Rechnungen?
=> Natürlich gibt es auch spezielle Software für die Erstellung von E-Rechnungen. Hier gibt es einfache Generatoren wie den "B2Brouter" oder den Generator der Nortal AG, aber auch Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme, die an interne ERP-Systeme angebunden werden können, wie beispielsweise DATEV oder Lexware.

Im Folgenden sind weiterführende Quellen aufgeführt, die mir bei der Erstellung der Rezeption geholfen haben, sowie weiterführende Informationen zum Thema E-Rechnung. Alle nachfolgenden Links wurden am 19.06.2023 aufgerufen:

Die E-Rechnung wird in Italien ab 2019 zur Pflicht - DATEV TRIALOG-Magazin

Elektronische Rechnungen: Elektronischer Rechnungsversand | Finance | Haufe
Anbindung von SAP an Peppol zum Austausch von XRechnung – ecosio
Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025 in Deutschland geplant | KMLZ Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
E-Rechnungspflicht: Deutschland konkretisiert Pläne (cosinex.de)
XRechnung erstellen - Übersicht Tools 2023 + Anleitung! (gruenderkueche.de)
Rechnungen per E-Mail: Auf diese 5 Punkte müssen Sie achten (d-velop.de)

Nickenig K. (2015). Die elektronische Rechnung Darstellung unter Berücksichtigung der GoBD

https://link-springer-com.thn.idm.oclc.org/book/10.1007/978-3-658-11304-9

Elektronische Rechnungsstellung -Status Quo, Defizite und Zukunft