Vorträge von Prof. Dr. Bremer

6. Vertragsmanagementsysteme

Der Processowner bezüglich der Vertragserstellung hängt entscheidend von einer Frage ab:

Wer arbeitet mehr mit dem System?

Zudem ist es auch sehr davon abhängig, ob das Unternehmen längerfristig plant oder eher kurzfristig vorgeht.
Falls es viele Rahmenverträge (z.B.: Datawarehouse-Verträge, Arbeitsverträge, Kooperationsverträge) gibt, ist normalerweise die Rechtsabteilung der Processowner.
Bei kleineren Unternehmen ist meist die Einkaufsabteilung für den Vertragsprozess verantwortlich.

2005 sah die Vertragsmanagementwelt noch ganz anders aus als heutzutage, auch wenn dieser Zustand noch zu oft in Unternehmen vorgefunden wird.
Vor fast 20 Jahren war es Standard, eine getrennte Datenhaltung von Daten (in Excel) und Dokumenten (in Aktenordnern) zu pflegen.

Hierbei waren die wesentlichen Nachteile:

  • großer Zeitverlust (Suchen, Laufwege, Kopiervorgänge, doppelte Arbeit)
  • Informationssuche & Exzerption war deutlich schwieriger
  • Auswertung & Controlling der Verträge waren sehr zeitaufwändig und fehleranfällig


Mit einem Vertragsmanagementsystem werden diese Nachteile in Vorteile umgewandelt.

Phasen des Vertragsmanagements

Diskussion

In der ersten Diskussionsrunde wurden folgende Fragen zu den einzelnen Phasen erörtert:

  • Was sind die wesentlichen Inhalte der Phasen?
  • Was wäre für Sie der minimale Digitalisierungsgrad?
  • Was sind 2023 Potentiale (Begeisterungspotentiale), die in den Phasen Fuß fassen könnten?

Vorvertragsphase

Wesentlicher Inhalte:

  • Vertragsart bestimmen
  • Partnerauswahl
  • Vorprüfung des Partners und Konzepts
  • Internes Budget
  • Inhalt bestimmen (Anforderungen)


Minimale Digitalisierung:

  • Digitale Kommunikations-/Kollaborationsplattform
  • Stammdatenbank/Firmendatenbank mit Bewertungssystem aufbauen
    => Daten aus ERP-System kopieren oder Schnittstelle aufbauen
  • Hilfe bei Digitalisierung bestehender Verträge (OCR)

 

2023 Potentiale: 

  • Integration externer Daten (Webcrawler, Creditreform)
  • Beratung bei Lieferantensuche mit Algorithmen
  • BI-Marktanalyse


Vertragserstellung & Verhandlung

Wesentlicher Inhalte:

  • Dauer der Gültigkeit (automatische Verlängerung)
  • Konkretisierung des Inhalts
    => Genauer Wortlaut wird überprüft
  • Budget Verhandlungen
  • Einbezug der Stakeholder
  • Iterative Vertragserstellung/Bearbeitung


Minimale Digitalisierung:

  • Workflowmanagementsystem
  • Zentrale Plattform für Vertragserstellung
    => Single Point of Truth
  • Schnittstelle zur Verhandlung
    (Biddingsoftware, Ausschreibungsplattform etc.)
  • Vorlagen für bestimmte Themen /
    Best-Practice Text-Bausteine
  • Terminverfolgung

 

2023 Potentiale: 

  • Automatisches Befüllen von Feldern
  • Unterstützung durch Mini-Chatbots (BOTfirends s. oben)
    Potentiell gesamter Vertragsentwurf durch KI
  • KI via NLP (auf Basis alter Verträge) auf Inhaltliche und Formelle Fehler prüfen

Approval/Ablage

Wesentlicher Inhalte:

  • Vertragsabschluss => Approval von Rechtsabteilung
  • Bei Ablehnung gehen Verträge in vorherige Phase zurück


Minimale Digitalisierung:

  • Digitaler Vertrag
  • Chain of Approval
    (Mehrstufige Genehmigung, revisionssicher)
  • Vertragshistorie & Verknüpfung mit alten Verträgen

 

2023 Potentiale: 

  • Digitale Signatur
  • Technologieoffenheit für Blockchainablage
  • KI unterstützte Entscheidung bezüglich Compliance

Vertragsmanagement/Controlling/Auswertung

Wesentlicher Inhalte:

  • Anpassung bestehender Verträge
  • Zeit-Management (Kündigung)
  • Benchmarking & Auswertung der vorhandenen Verträge
  • Pönalisierung/Bonus => Schnittstelle an ERP-System
  • Rückmeldung an das Management (enger Kontakt)
  • Prognose


Minimale Digitalisierung:

  • Stichwortsuche
  • Tools für die Aufarbeitung von Benchmarks/Auswertungen
  • Übersicht über Fristen mit Warnungen bei bald auslaufenden Verträgen
  • Vertragscockpit/Dashboard => Ist-Stand führt zu Prognose
    => Volumina (Sortierung nach: Verträge | Category | Jahr)
  • Qualitätsziffern (inhaltliches Controlling)
  • SLA (Service Level Agreement) => Leistungs-KPI

 

2023 Potentiale: 

  • Automatisiertes Controlling mit Verbalisierung von Handlungsempfehlungen für das Management
  • KI Vorschlag für Vertragsanpassung
  • KI Prognose/Auswertung

Für alle Phasen wird eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform in Verbindung mit einem Rechte-/Rollenkonzept empfohlen.

Es gibt 3 Optionen, wie ein Vertragsmanagementsystem umgesetzt werden kann:

  1. Direkte Funktionalität im ERP-System
  2. "Balkonlösung", welches auf dem ERP-System basiert
  3. "Echte" Vertragsmanagementsoftware, welche eine Schnittstelle zu dem ERP-System benötigt (Contract Lifecycle Management System)


Alle 3 Optionen haben ihre Vor- und Nachteile und müssen für jedes Unternehmen individuell abgewogen werden.

Fazit

In den letzten 20 Jahren hat sich einiges getan und das Vertragsmanagement hat sich durch IT-Unterstützung grundlegend verändert. Unternehmen sollten darauf achten und mit dem Wandel der Zeit gehen und auf unterstützende Tools setzen, da diese viel Zeit einsparen und die Fehleranfälligkeit minimieren. In den nächsten Jahrzehnten wird sich in der unterstützenden Softwarelandschaft durch Künstliche Intelligenz noch einiges tun und wenn Unternehmen nicht jetzt anfangen, sich darauf einzulassen, werden sie es sehr schwer haben, mit ihren Mitbewerbern mitzuhalten.